Crédit visuel : Élodie Ah-Wong — Directrice artistique

Article rédigé par Ingrid Kouakou — Journaliste

A quelques jours de l’arrivée de nouveaux.elles étudiant.e.s  sur le campus de l’Université d’Ottawa (U d’O), un calme trompeur y règne. Dans les bureaux du Syndicat des étudiant.e.s de l’Université d’Ottawa (SÉUO) comme dans les locaux des Gouvernements étudiants reconnus (GÉR), l’envers du décor de la Semaine 101 ressemble à une immense course contre la montre. 

Alors que les futur.e.s 101 se préparent à plonger dans l’expérience de la rentrée et à découvrir leur nouveau milieu de vie, la préparation de ce carrefour d’accueil a débuté dès le mois de mai. Coordonné par l’équipe centrale du SÉUO, notamment le coordonnateur Evan Macaulay et l’assistante coordonnatrice Sarah Hussain, le projet rassemble plus de 40 organisations et partenaires logistiques. 

Un budget record et une planification «à l’aveugle»

Pour cette édition 2026, le SÉUO a déployé les grands moyens: un budget de 150 ooo $ a été voté en juin dernier pour financer les événements globaux, la marchandise, la formation des guides et la traditionnelle journée Shinerama.

L’enjeu est de taille: selon les données transmises par le SÉUO, près de 3 300 étudiant.e.s de première année sont attendus cette année. Il s’agit du plus grand nombre de participants enregistrés depuis la pandémie.

«L’un des principaux enjeux est que la planification doit commencer bien avant que nous connaissions le nombre exact de personnes participantes», explique Olivier Baril, l’adjoint à la présidente. L’U d’O ne transmettant la liste préliminaire des inscrit.e.s qu’au mois de juillet, toute la première phase d’organisation repose sur des projections. 

Cette incertitude se traduit par un casse-tête de coordination pour les comités facultaires. «Avec autant d’activités à organiser, le plus grand défi a été de s’assurer que les horaires fonctionnent bien et que tout se déroule dans le bon ordre. Il faut aussi continuellement s’adapter, car les choses changent vite pendant les préparatifs. C’est beaucoup de coordination, mais c’est aussi ce qui rend le travail intéressant!» souligne Sophie Druta, présidente de l’Association des étudiant.e.s en communication (AÉEC).

Sécurité et formations: l’exigence du terrain

Derrière l’ambiance festive, la Semaine 101 exige un cadrage rigoureux, coordonné en étroite collaboration avec le Service de la protection de l’Université. Entre réunions hebdomadaires depuis le printemps et rédaction de rapports de transition pour assurer le transfert de connaissances d’une année à l’autre, l’accompagnement des bénévoles est constant. 

«Chaque GÉR doit suivre une longue liste de vérification afin de s’assurer que chaque activité respecte les lignes directrices», précise Druta.

Sur le terrain, la sécurité et l’inclusivité sont érigées en priorités:

• Tous les participants de première année doivent obligatoirement suivre la formation Être présent.e pour consentir (disponible sur le portail Brightspace dans l’onglet «Découvrir») .
• Les leaders identifié.e.s par des «bracelets bleus» doivent détenir une certification en premiers soins et la qualification Smart Serve pour intervenir rapidement en cas d’urgence. 

Cependant, certaines associations facultaires appellent à pousser la réflexion plus loin. 

Pour l’Association des étudiant.e.s féministes et de genre du 1er cycle (AÉEFG), la seule formation des guides ne suffit pas à régler tous les enjeux de sécurité, notamment lors d’événements phares comme la Bar Night. 

Si les sorties dans les bars de Gatineau restent un incontournable de la première année, l’association remet en question la pertinence d’un encadrement institutionnel de ces soirées au vu des incidents survenus les années précédentes. Pour proposer des alternatives inclusives et sécuritaires, l’AÉEFG  mise plutôt sur des événements sans alcool, à l’image de leur Glow Party organisée au Musée canadien de la nature. 

Le SÉUO rappelle d’ailleurs une nuance essentielle: la Semaine 101 officielle est le fruit exclusif du syndicat et des GÉR, et ne doit pas être confondue avec la Semaine d’accueil de l’Université d’Ottawa, bien que les deux entités collaborent sur des temps forts comme le très attendu uoShow prévu pour le 10 septembre.

L’armée de l’ombre de la rentrée 

Si la surcharge de travail rend parfois les comités facultaires difficiles à joindre à l’approche du Jour J, c’est simplement le signe d’une machine qui tourne à plein régime dans l’ombre. Entre les centaines d’heures de bénévolat accumulées par les GÉR et la coordination du SÉUO, tout est prêt pour accueillir la cohorte 2026 dans les meilleures conditions

Pour les exécutif.ve.s des GÉR, l’engagement commence bien avant le mois d’août. «On réalise vraiment tout le travail qui se fait derrière les activités et que les 101 ne voient pas nécessairement. On peut toujours profiter de la semaine, mais on pense constamment à tout ce qu’il faut faire pour que les autres puissent en profiter aussi.», témoigne Druta.

Pour les comités de plus petite taille, comme l’AÉEFG, l’enjeu est aussi de briser l’isolement en multipliant les collaborations avec d’autres GÉR, permettant aux étudiant.e.s de nouer des liens étroits avec leurs guides dès les premiers jours.

Chaque association fait preuve de créativité: de l’ambiance camp d’été «Camp Comms» pour les étudiant.e.s en communication jusqu’au thème «A Never-Ending Summer» de l’AÉEFG, tout est pensé pour créer un esprit de communauté. 

Signes incontestables que le compte à rebours est bel et bien lancé: les fameux kits 101 sont désormais en vente! N’oubliez pas de suivre @uottawa.2030 ainsi que le compte Instagram de votre GÉR facultaire pour ne rien manquer des détails et des plages de vente organisées par votre équipe d’intégration.

Et entre nous, la rédaction de La Rotonde n’échappe pas à la règle: pendant que nous écrivons ces lignes, nous sommes nous aussi en pleine préparation de nos propres kits pour la rentrée!