Des parchemins médiévaux aux serveurs informatiques du campus, la mémoire de l’Université d’Ottawa ne repose pas sur un simple empilement de vieux papiers. Derrière les portes des réserves et les pare-feux des serveurs, des équipes travaillent au quotidien pour préserver le patrimoine documentaire de l’usure du temps et de l’obsolescence numérique.

Crédit visuel : Courtoisie

La mémoire de l’Université : deux entités, deux missions

Le paysage archivistique de l’Université d’Ottawa ne se résume pas à un seul dépôt. On y trouve, d’un côté, les Archives et collections spéciales (ARCS), rattachées à la bibliothèque Morisset. Celles-ci regroupent des collections ciblées et thématiques, constituées principalement grâce à des dons et portant notamment sur le mouvement des femmes, les manuscrits littéraires français, les livres rares et les fonds slovaques. De l’autre côté, les Archives de l’Université (AUO/GIAM), rattachées au Cabinet de la secrétaire générale, répondent à un mandat institutionnel et légal (Règlement 23).

Le rôle des Archives de l’Université consiste à gérer la documentation administrative courante et à sélectionner environ 5 % de la production documentaire totale pour préserver la mémoire historique officielle de l’établissement. À ces deux acteurs s’ajoute le Centre de recherche en culture canadienne-française (CRCCF), formant un réseau complet sur le campus.

Des parchemins du Moyen Âge aux objets de lutte : un patrimoine préservé

La conservation physique repose sur des méthodes rigoureuses pour protéger des pièces historiques exceptionnelles. Les réserves des ARCS abritent aussi bien un livre d’heures enluminé datant de 1450 que des écrits scientifiques du XVIIIe siècle de Madame d’Arconville, des lettres manuscrites de Victor Hugo ou de George Sand, ainsi que le fonds de Monique Frize, première femme diplômée en génie électrique à l’Université d’Ottawa.

Au-delà du papier, la mémoire s’incarne dans des objets militants, comme une collection de mille macarons, des t-shirts et des bannières de manifestations féministes. Pour prémunir ces précieux témoins du passé contre l’usure du temps, l’équipe applique des normes strictes de conservation préventive : contrôle constant de la température à 18 °C et du taux d’humidité relative à 50 %, boîtes neutres sans acide et pochettes protectrices adaptées.

La course contre la montre numérique : bits corrompus et supports obsolètes 

Face à la transition vers le numérique et l’accumulation de documents créés directement en format numérique (born-digital), les défis changent de nature. La conservation des documents numériques exige une vigilance technique constante pour contrer les altérations des données numériques, qui risquent de corrompre les fichiers à long terme. 

À cela s’ajoute l’obsolescence rapide des logiciels et des supports matériels : de nombreux documents archivés sur disquettes ou cassettes audiovisuelles restent difficilement accessibles faute d’équipements de lecture adéquats ou de logiciels compatibles, notamment pour les fichiers créés avec  WordPerfect.

Pour garantir la pérennité de ces données patrimoniales, les archivistes et le Service des Technologies de l’information (TI) collaborent en calculant régulièrement des sommes de contrôles (checksums), et en conservant plusieurs copies des fichiers.

Transmettre et automatiser 

L’avenir des archives s’articule autour de l’amélioration de leur accessibilité pour la communauté étudiante et de la modernisation des infrastructures technologiques. Les collections des ARCS peuvent être découvertes grâce aux outils de recherche OMNI et AtoM, tout en étant mises en valeur lors d’événements publics, tels que le lancement d’une exposition sur les presses féministes : Les presses libérées. 

Parallèlement, le Service de la gestion de l’information et des archives prépare sa transition vers le nuage en partenariat avec les TI. L’objectif à long terme est d’automatiser le transfert des documents numériques d’une unité administrative vers les archives dès la fin de leur période de conservation, afin d’assurer une transmission fluide, transparente et pérenne de la mémoire de l’Université d’Ottawa pour les générations à venir.