– Par Philippe Pépin – 

La semaine dernière, La Rotonde publiait un rapport sur l’accès à l’information à l’Université d’Ottawa (U d’O), d’un groupe d’étudiants (GE) composé de Nathan Boivin, d’Alexandre Nanoff et de Nigel Wodrich. Cette semaine, l’U d’O rétorque en affirmant qu’elle « supporte les principes de transparence et d’accès à l’information ». La réponse de la gouvernance, relayée par Caroline Milliard, gestionnaire des relations avec les médias, met l’accent sur l’engagement de l’U d’O à coopérer avec sa communauté étudiante et professorale.

Illustration : Maxime Charlesbois

Questionnée sur les sources qui causerait la lenteur du bureau d’accès à l’information, l’U d’O affirme qu’elle « supporte les principes de transparence et d’accès à l’information et [qu’elle] collabore avec les membres de la communauté en leur fournissant les informations dont ils ont besoin. » L’U d’O insiste pour dire qu’elle « ne ménage aucun effort pour répondre au volume élevé de demandes d’accès à l’information [qu’elle] reçoit chaque année, et ce, dans les meilleurs délais possible. »

Interrogée sur les mesures concrètes visant l’amélioration des performances de l’U d’O en 2013, la gouvernance indique: « L’Université cherche constamment à améliorer la qualité de ses programmes et services, notamment en matière d’accès à l’information. Nous évaluons présentement nos ressources et nos processus, de même que les options potentielles pour y parvenir. »

En se basant sur le dernier rapport annuel du commissaire à l’information de l’Ontario, le rapport intitulé « The University of Ottawa and Freedom of Information Requests: a Comparative Analysis », qui est une étude comparative sur l’accès à l’information à l’U d’O, démontrait que l’Université détient les pires statistiques de toutes les universités ontariennes en matière d’accès à l’information. Ces statistiques concernent le respect des délais et la quantité d’appels des décisions de l’Université en matière de libération d’information.

« L’U d’O, qui représente une communauté d’étudiants et d’employés de plus de 45 000 personnes, est l’un des établissements postsecondaires de la province qui reçoit le plus grand nombre de demandes d’accès à l’information » selon la Gouvernance. L’U d’O indique qu’il y a une distinction entre un nombre élevé de demandes, et un nombre élevé de problématiques. « Pour mettre les choses en perspective, 40 % de toutes les demandes reçues en 2011 provenaient de trois demandeurs. » La gouvernance de l’U d’O souligne ainsi la charge plus élevée à laquelle elle doit faire face. Le rapport a pourtant démontré que l’U d’O ne dispose pas d’un personnel plus grand que la moyenne provinciale, avec deux personnes au bureau de l’accès à l’information, pour une charge de travail beaucoup plus importante que celle des autres universités de l’Ontario.

« Un principe directeur derrière la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, c’est de procurer à la sphère publique un droit d’accès à l’information régie par les organismes publics. Cela dit, une telle information doit être rendue accessible par le biais de démarches informelles ou formelles, selon les circonstances » rétorque le GE.

Le GE souligne que la raison pour laquelle ils doivent procéder par demande d’accès à l’information est justement parce qu’il n’y a eu d’autres moyens d’accéder à l’information. Il ajoute : « il demeure donc la responsabilité de l’institution provinciale de fournir cette information selon les directives administratives établies par la dite loi, et ce, en respectant les délais acceptables. »

« Si l’institution n’est pas en mesure d’assurer une gestion adéquate de ces demandes d’accès à l’information formelle, le nombre de demandes et de requérants importe peu car il s’agit d’un droit garanti par la loi » tranche le GE. Ils indiquent ensuite que toute demande, indépendamment du nombre total de demandes reçues par une institution, ces demandes doivent être traitées en respect de la loi.

« Dans le cas de l’U d’O, en tenant compte de la comparaison faite avec d’autres universités d’envergure, comparable ainsi qu’avec des universités aux effectifs plus élevés, il semblerait qu’il y ait un net besoin d’augmenter les ressources affectées à la coordination de demandes d’accès à l’information, pour qu’elle puisse remplir ses obligations de manière convenable », conclut le GE. Ce faisant, le groupe réaffirme de manière virulente le besoin d’augmenter les ressources du bureau de l’accès à l’information et à la vie privée. Ils soulignent à ce titre l’exemple de Carleton, où deux personnes sont affectées au bureau pour 22 demandes en 2012, alors que l’U d’O affecte deux personnes à 90 demandes. « Comment réussissent-ils à gérer leurs dossiers? Combien d’heures supplémentaires encourues et à quel prix? Sans parler du stress qui tombe sur les épaules des employés… » s’interrogent les trois étudiants.

Tout en demeurant dans des termes vagues, l’U d’O laisse donc planer la possibilité d’instituer des changements dans son fonctionnement actuel. Ces changements, jugés comme nécessaires par le GE, n’ont toutefois pas été confirmés.